Správa registratúry

Orientačná typológia pôvodcov registratúr

Podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“), ktorý je všeobecne záväzným právnym predpisom pre správu registratúry, pojem správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania. V zmysle uvedeného zákona pôvodcovia registratúry majú povinnosť zabezpečovať odbornú správu záznamov, ktoré pochádzajú z ich činnosti alebo z činnosti ich predchodcov.

Ukladá im povinnosť starať sa o:

• riadnu evidenciu záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov v registratúrnom denníku alebo inej osobitnej evidencii, vedenie registrov a indexov),
• zabezpečenie trvanlivosti registratúrneho záznamu, tak aby bez poškodenia a narušenia svojej štruktúry prečkal svoju lehotu uloženia, teda čas svojej prevádzkovej potreby, čo je spravidla niekoľko rokov a pri niektorých špecifických druhoch dokumentov aj niekoľko desaťročí,
• účelné a bezpečné uloženie (vypracovanie interných smerníc registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu, ktoré upravujú zabezpečenie náležitej správy registratúr organizačných útvarov, ako aj činnosti registratúrneho strediska tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov),
• riadne personálne obsadenie úseku správy registratúry, zamestnancom s minimálne úplným stredoškolským vzdelaním v kumulovanej funkcii alebo v samostatnej pracovnej pozícii, v závislosti od veľkosti pôvodcu registratúry a jeho písomnej produkcie,
• riadne vyraďovanie registratúrnych záznamov/spisov (zabezpečenie plánovitého vyraďovania registratúrnych záznamov/spisov, ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť organizácie a uplynuli lehoty ich uloženia, minimálne jedenkrát za päť rokov; rozhodnutie o vyradení vydáva príslušný štátny archív na základe návrhu organizácie po posúdení dokumentárnej hodnoty a po vykonaní odbornej archívnej prehliadky),
• oznamovať bezodkladne ministerstvu vnútra prostredníctvom príslušného štátneho archívu zmeny svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry, ako aj ďalšie závažné skutočnosti (napr. zmenu právnej formy ), a pod.,
• odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní v určenej lehote do archívu,
• odovzdať registratúru bezodkladne právnemu nástupcovi alebo ak zanikne bez právneho nástupcu odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou do archívu a uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia ich lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu vnútra prostredníctvom štátneho archívu miesto, kde sú uložené.

Ako pomôcku, kto má povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky v roku 2016 vytvorilo nasledovnú orientačnú typológiu pôvodcov registratúr: (na stiahnutie v pravej časti tejto stránky)